Política de Privacidad
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Generalidades. El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la empresa BOMBATEX PUBLICIDAD S.A.S (en adelante simplemente BOMBATEX), sociedad debidamente registrada ante Cámara de Comercio de Bogotá con Matrícula No. 01152582, con fines de cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015, estableciendo las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de la compañía y garantizar el manejo adecuado de los datos recolectados en sus bases de datos.
Responsable. BOMBATEX, persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la Ciudad de Bogotá, identificada con NIT 830.098.119-1, cuya dirección es Calle 78 No. 69K-35, teléfonos: 6300222-6300225, correo electrónico: contabilidad@bombatex.com. Quien será responsable y/o encargada de la recolección y/o tratamiento de datos personales que obtengan a través del desarrollo de su actividad y les es aplicable la presente política.
Definiciones.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrito generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otro, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento
- Responsable: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales. El tratamiento de los datos personales se regirá bajo los siguientes principios:
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzca a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan en la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
- Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma
Contenido de la Base de Datos. En las Bases de datos de BOMBATEX se almacena información general como número de identificación, tipo de identificación, nombre apellidos o razón social, contacto, dirección, país, teléfonos, e-mail, sexo, tipo de persona. En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, BOMBATEX puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En la base de datos de empleados, adicionalmente a la información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
Tratamiento de la Base de Datos. La información en la Base de Datos será utilizada por BOMBATEX para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el titular de los datos personales, en caso de existir, y en especial para:
- Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
- Información sobre nuevos productos o servicios.
- Desarrollar actividades de mercadeo y promociones.
- Transmitir, mediante publicación en la web de BOMBATEX, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, con el fin de promover, invitar, dirigir, ejecutar, informar de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.
- Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
- Ejecutar contratos de trabajo, con sus respectivas afiliaciones y demás requisitos que exige la Ley.
- El responsable y/o encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al titular de datos personales. Por ningún motivo se podrá utilizar ningún medio fraudulento o engañoso para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
Autorización. El tratamiento de Datos Personales requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. BOMBATEX, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del titular. Dicha autorización podrá ser obtenida por medio de documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que además contenga de manera expresa que el titular de los datos personales autoriza el tratamiento de datos personales; conoce y acepta que BOMBATEX recogerá y utilizará la información para los fines que han sido informados.
Aviso de Privacidad. BOMBATEX cuenta con el aviso de privacidad, que contiene la información exigida mediante el decreto 1377 de 2.013, el cual será comunicado al titular de datos personales a través de medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.
Derechos y Deberes de los Titulares. El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
- Solicitar pruebas de la autorización otorgada a BOMBATEX.
- Ser informado por BOMBATEX, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas ante el Responsable o encargado del tratamiento.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que BOMBATEX o el encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
Obligaciones de Bombatex
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado.
- Suministrar al encargado, según sea el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
- Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.
- Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
Medidas de Seguridad. BOMBATEX adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
Persona o área responsable. Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, deberá enviarse a:
- Empresa: BOMBATEX PUBLICIDAD S.A.S
- Departamento: Contabilidad.
- Dirección: Calle 78 No. 69K-35 Bogotá D.C. Colombia.
- E-mail: contabilidad@bombatex.com
- Teléfonos: 6300222 – 6300225
Procedimiento de presentación y respuesta de consultas quejas y reclamos. Los Titulares de datos personales que consten en las bases de datos de BOMBATEX, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimientos de presentación y respuesta a las consultas, quejas y reclamos. Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener por lo menos:
- Identificación del Titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección del Titular.
- Documentación que se quiera presentar como prueba.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá que al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la Base de Datos.
- Las políticas de tratamiento de información personal de BOMBATEX están vigentes a partir del 1 de octubre de 2.016. BOMBATEX se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la Ley.
- Las bases de datos administradas por BOMBATEX se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud del titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de BOMBATEX o una obligación contenida en un contrato entre BOMBATEX y titular.
